Planificación de bodas y eventos virtuales

¿Qué haces cuando una hermosa pareja, ansiosa por casarse, que ha estado planeando el día de su boda durante meses y meses, llega a un punto en el que tiene que celebrar su boda de forma virtual?

¿Cómo haces que ese día sea especial para ellos aunque sea en línea con un número limitado de familiares y amigos? ¿Tendrán o no tendrán flores? ¿Un salón real o sólo un lindo parque? ¿Pastel o no? ¿Y cómo te aseguras de que el Zoom no se congele mientras se transmite?

Estas son preguntas que probablemente han cruzado las mentes de los planificadores de bodas y de otros eventos de celebración similares en los últimos meses desde que el COVID-19 ha tomado su curso global. Nos hemos visto obligados a pensar, innovar y crear momentos mágicos y hermosos para nuestros clientes.

Pues bien, ¿por qué no? Se rumorea que Gwen Stefani y Blake Shelton se casaron en una discreta boda en un patio trasero. ¡Qué lindo!

La tecnología es nuestra mejor amiga en estos tiempos de confinamiento y de contacto humano limitado. Y cuando se trata de la planificación de bodas y eventos, son prácticamente deportes de contacto. Pero como los tiempos nos han enseñado, la improvisación y la innovación son nuestros nuevos mejores amigos.

En este artículo, les daremos algunos consejos para ayudarles a planear la boda virtual de los sueños de sus clientes.

Decidir la plataforma virtual

Probablemente todos hemos oído hablar de Zoom la cual ha proliferado en los últimos meses. Pero hay otras plataformas a considerar como Houseparty, Facebook Live, y Google Hangouts. Luego hablaremos más sobre estas plataformas.

Puedes elegir a alguien para que tome fotos de la ceremonia, así como para las reacciones o aplausos de la familia y amigos. Y, por supuesto, todo esto puede ser grabado para la posteridad.

Coordina con los otros proveedores

Estos pueden o no parecer diferentes de los proveedores de bodas tradicionales. Algunos, como el fotógrafo, podrían mantenerse en la planificación. El distanciamiento social todavía puede cumplirse, ya que probablemente sólo se necesite un fotógrafo para los dos.

También querrán pensar en el oficiante o pastor que estará involucrado. ¿Estará él o ella en el lugar o dirigirá la ceremonia también por Internet? Puede que necesiten comprobar los requisitos legales de su estado ya que el matrimonio se considera un contrato legal. Sólo asegúrense de cuidar la licencia de matrimonio.

Y luego están los proveedores de comida y pasteles. Podrían decidir hacer una comida para los dos y también reducir la escala del pastel. O, si tienen el dinero para gastar, pueden querer que todos sus amigos y familiares se unan asegurándose de que la comida sea entregada desde su restaurante favorito a su casa.

Invitaciones

Como el espacio ya no es una limitación, los novios pueden extender su invitación a quien quieran. Una vez que se hayan hecho todos los arreglos y decisiones preliminares, ahora pueden empezar a enviar invitaciones virtuales. Hay varias plataformas de invitaciones de boda virtuales que puedes usar para esto, incluyendo Paperless Post y Greetings Island.

En esta invitación, puedes incluir la información del enlace de la reunión virtual, instrucciones para que tus invitados puedan conectarse si no tienen conocimientos técnicos, y tal vez implementar un código de vestimenta o color de celebración para ayudarles a entrar en el estado de ánimo de una boda. Aquí no hay sudaderas ni pantalones de yoga.

Asegúrense de que cada invitado confirme su asistencia. Esto le dará un buen indicador para asegurar que la plataforma que ha elegido es adecuada para todos. Y, por supuesto, también puedes organizar la fiesta y la recepción en línea.

Preparación

En la era de la camisa de vestir arriba y los pantalones de sudadera abajo, no olvidemos que se debe hacer el mismo esfuerzo para preparar un evento de boda virtual que un evento de boda tradicional. Como planificador de bodas, querrás dar a los novios toda tu experiencia, haciendo uso de la tecnología y la interactividad virtual.

Si bien es posible que tengas que modificarlas, como planificador de bodas, querrás asegurarte de que los documentos de planificación estén en orden, que el diseño y la inspiración creativa, el presupuesto adecuado, una lista de control de la boda virtual, las revisiones y firmas de contratos y el acceso a alguien que pueda ayudar a responder a tus preguntas estén todos en su sitio.

Hablemos de las plataformas para la boda virtual

Zoom es el más común. Puedes hacer videollamadas de hasta 40 minutos con un máximo de 100 participantes bajo el plan gratuito. Si necesitas más tiempo y quieres que se unan más personas, entonces puedes actualizar a una cuenta de pago. Además, hay docenas de fondos de Zoom para elegir.

Facebook Live ya no es sólo para videos de cocina. Ofrece una opción gratuita en la que puedes tener 8 horas de tiempo de transmisión y un número ilimitado de participantes. La única desventaja es que todos los invitados necesitarán tener una cuenta de Facebook para acceder a ella. Un grupo privado te ayudaría a asegurarte de que sólo retransmitirás tu boda a tus amigos y a la gente que invites.

Houseparty es otra aplicación genial y divertida que es mejor para reuniones virtuales informales. Podría ser una buena idea para una despedida de soltero/a virtual o tal vez para la fiesta de recepción de la boda. Puedes crear tu propio salón y 8 personas pueden unirse a la videollamada para charlar e incluso jugar.

Google Hangouts es también una plataforma gratuita que ofrece tiempo ilimitado para una videollamada y puede ser alojada con un máximo de 25 personas. Cualquiera puede acceder a tu video aunque no tenga una cuenta en G Suite. Perfecto para una pequeña boda familiar.

Podemos estar seguros de que una ceremonia de boda virtual no es tradicional y es única. Con la planificación y preparación adecuadas, puedes convertir el día de la boda en uno que tú y tus invitados virtuales recordarán.

Y, si quieres hacer una celebración en persona una vez que el mundo vuelva a la normalidad, hay una bendición en eso también. La novia puede usar su vestido dos veces y bueno, casi todo sucede doblemente.